La Carta dei servizi di Cassa Forense: l’impegno a garantire tempi certi nell’erogazione delle prestazioni
07/04/2017
Stampa la pagina
La “Carta dei servizi”, in linea con le migliori best practices di enti e amministrazioni italiani ed europei, rappresenta l’impegno che l’Ente assume con i propri iscritti per l’espletamento dei procedimenti istituzionali; più in particolare, essa descrive la strategia, fornisce informazioni generali sui servizi erogati nei diversi canali, definisce i tempi massimi del procedimento che l’Ente si impegna a rispettare e fornisce ulteriori informazioni utili a facilitare le relazioni con gli iscritti.
La “Carta dei Servizi” arriva al termine di un lungo periodo di monitoraggio, attraverso una reportistica mensile, dei tempi dei processi di lavorazione delle principali attività istituzionali dell’Ente, di cui si è tenuto conto per evitare di esporre tempistiche irrealistiche e basate su mere ipotesi, non supportate da concrete analisi della realtà dell’Ente.
Per tale motivo, in fase di prima attuazione, non sono state inserite nel documento attività non del tutto stabilizzate sulla base dei tempi di lavorazione relativi al 2016 e che dovranno essere introdotte in futuro.
Il monitoraggio ha consentito di avere a disposizione, per la prima volta, dati statistici aggregati relativamente alle principali attività, sia sotto il profilo dei flussi delle pratiche, sia sotto quello della produttività, sia sotto quello delle giacenze e dei tempi medi di lavorazione (al lordo degli eventuali tempi “esterni” all’istruttoria, in particolare per gli accertamenti medici).
La “Carta dei servizi” si applica, a livello nazionale, a tutte le domande pervenute successivamente al 1° marzo 2017.
Per ogni singola istruttoria previdenziale (ad es.: iscrizione, cancellazione, pensione, ecc.) o assistenziale (ad es. indennità maternità, assistenza indennitaria, ecc.) sono stati individuati tempi “standard” e massimi di lavorazione.
All’iscritto che ha presentato una domanda a Cassa Forense, viene inviata una comunicazione di avvio del procedimento nella quale vengono specificati:
1) l’oggetto del procedimento promosso;
2) l’unità organizzativa e la persona responsabile del procedimento;
3) la data di apertura della relativa istruttoria;
4) la durata standard del procedimento e i rimedi esperibili in caso di inerzia di Cassa Forense;
5) l’ufficio presso il quale è possibile prendere visione degli atti.
I tempi di lavorazione necessari all’evasione di ciascuna istruttoria vengono definiti “standard” nell’ipotesi in cui la documentazione e le informazioni ricevute siano complete e corrette, sia nella forma che nel contenuto.
Le domande prive di sottoscrizione o carenti degli elementi essenziali che non consentono l’individuazione dell’istante e dell’oggetto della richiesta, ovvero non corredate della documentazione minima prescritta dagli appositi regolamenti, verranno considerate come non presentate e non comporteranno il decorso dei termini per la conclusione dei procedimenti.
Nel caso di domande incomplete, ma comunque sanabili, verrà data comunicazione all’istante entro 30 giorni, con specificazione delle cause di irregolarità o incompletezza.
In questi casi, il termine per la conclusione del procedimento decorrerà dalla data di ricezione della domanda regolarizzata o integrata.
Se nel corso del procedimento l’istante dovesse modificare elementi essenziali della domanda, il termine per la conclusione del procedimento decorrerà nuovamente.
Il termine massimo di conclusione del procedimento si intenderà rispettato qualora l’organo competente della Cassa abbia adottato il provvedimento finale entro tale termine, anche se detto provvedimento non sia stato ancora comunicato.
Il termine potrà essere sospeso per il tempo necessario all’acquisizione di informazioni o di certificazioni relative a fatti, qualifiche di stato o qualità non attestati in documenti già in possesso di Cassa Forense o non direttamente acquisibili presso le Pubbliche Amministrazioni.
Il termine resterà altresì sospeso per la durata dell’eventuale accertamento medico previsto, ovvero per il tempo necessario alla definizione di istruttorie collegate (si pensi alla domanda di pensione subordinata a previo riscatto).
La scadenza del termine non solleverà il responsabile del procedimento dall’obbligo di concluderlo mediante adozione del provvedimento finale o trasmissione degli atti all’organo competente ad adottarlo.
Al fine di monitorare l’andamento delle lavorazioni ed intercettare eventuali rilievi degli iscritti in ordine al mancato rispetto dei tempi dichiarati, è stata istituita un’apposita casella e-mail, di cui viene data comunicazione all’interessato in sede di apertura del procedimento.
Va doverosamente rilevato che gli strumenti tecnologici oggi a disposizione di Cassa Forense per la rilevazione dei tempi di lavorazione non consentono di verificare in modo automatico i tempi “netti” dei singoli procedimenti, talchè, almeno inizialmente, l’andamento dell’istruttoria e la sua effettiva durata verranno ricostruite a posteriori.
In sede di prima applicazione e in attesa della prossima migrazione a un nuovo sistema informatico in grado di gestire automaticamente i tempi effettivi di ogni fase del procedimento, dovranno essere tenute in considerazione possibili circostanze attenuanti, dovute a fattori non imputabili ai singoli, che possano impedire il pieno raggiungimento degli obiettivi rappresentati nella “Carta dei Servizi”.
Pur con tale precisazione, l’adozione del documento rappresenta un importante passo dell’Ente nella direzione di una più trasparente interlocuzione con i propri iscritti.
Avv. Franco Smania - Consigliere di Amministrazione di Cassa Forense