Documenti informatici: nuove modalità operative
23/02/2015
Stampa la paginaUna siffatta normativa, dettata per disciplinare le modalità operative informatiche generali applicabili alla pubblica amministrazione, disciplinando le regole per la formazione, l'archiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici, ha suscitato non poca preoccupazione tra gli operatori del diritto per il conseguente possibile impatto sul processo civile telematico e sulle notifiche in proprio dell’avvocato.
Per quel che concerne l’informatica giudiziaria, le innovazioni che hanno richiesto più attenzione e allertato gli operatori del diritto, sono quelle dettate dall’art. 3 del D.P.C.M 13.11.2014, laddove prevede specifiche modalità per la formazione del documento informatico.
Particolare (ingiustificato?) allarme ha destato la previsione del comma 9 dell’art. 3 che impone l’associazione al documento informatico immodificabile di metadati generati durante la sua formazione: “Al documento informatico immodificabile vengono associati i metadati che sono stati generati durante la sua formazione. L'insieme minimo dei metadati, come definiti nell'allegato 5 al presente decreto, é costituito da: a) l'identificativo univoco e persistente; b) il riferimento temporale di cui al comma 7; c) l'oggetto; d) il soggetto che ha formato il documento; e) l'eventuale destinatario; f) l'impronta del documento informatico. Eventuali ulteriori metadati sono definiti in funzione del contesto e delle necessità gestionali e conservative”.
Secondo la terminologia informatica corrente, le nozioni tecniche appena richiamate dalla normativa in esame possono essere così sommariamente delineate:
- l’impronta “la sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l’applicazione alla prima di una opportuna funzione di hash”;
- la funzione di hash “una funzione matematica che genera, a partire da una evidenza informatica, una impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, ricostruire l’evidenza informatica originaria e generare impronte uguali a partire da evidenze informatiche differenti”;
- il riferimento temporale è “informazione contenente la data e l’ora con riferimento al Tempo Universale Coordinato (UTC), della cui apposizione è responsabile il soggetto che forma il documento”.
In definitiva al documento informatico dovrà essere sempre contenere metadati che ne rendano certa la genuinità e provenienza.
Tale rigidità di elementi, invero non completamente giustificabili nell’ambito del PCT se non altro per le già stringenti norme speciali che lo disciplinano, costringono però l’avvocato ad una maggiore attenzione nella formazione dei propri atti.
In particolare, oltre al tema della struttura del documento informatico, le nuove regole tecniche prospettano anche ulteriori problemi interpretativi e pratici relativamente ad altre attività proprie dell’Avvocato come l’attestazione di conformità degli atti, anche ai fini della notificazione e mezzo pec.
Sul punto, e forse qui si dovrà appuntare la maggiore attenzione, il D.M. 13.11.2014, all’art. 4 che disciplina le copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici e l’art. 6 che disciplina le copie e estratti informatici su documenti informatici, detta nuove tecniche e regole per l’autenticazione dei documenti informatici, cambiando le modalità operative che fin ora siamo stati abituati ad adottare.
Anche se è tuttora aperto il dibattito circa l’applicabilità o meno delle norme contemplate dal D.P.C.M in esame alle notifiche per via telematica ed al PCT in genere, stante la vigenza attuale di specifiche e speciali norme come l’art. 18 del D.M. 44/2011, l’art. 3bis della l. 53/1994 e l’art. 54 del d.l. 90/14, convertito dalla l. 114/2014, in assenza di un’interpretazione uniforme e chiarificatrice da parte del legislatore, appare opportuno tenere nel giusto conto le modalità di autenticazione che deriverebbero dall’applicazione del dettato normativo in questione.
Ed allora va detto che in ordine alle copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici l’art. 4 co. 3 dispone che: “Laddove richiesta dalla natura dell'attività, l'attestazione di conformità delle copie per immagine su supporto informatico di un documento analogico di cui all'art. 22, comma 2, del Codice, può essere inserita nel documento informatico contenente la copia per immagine. Il documento informatico così formato é sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato. L'attestazione di conformità delle copie per immagine su supporto informatico di uno o più documenti analogici può essere altresì prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l'impronta di ogni copia per immagine. Il documento informatico così prodotto é sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato.
In ordine, invece, alle copie e estratti informatici su documenti informatici, l’art. 6 co. 3 stabilisce che: “Laddove richiesta dalla natura dell'attività, l'attestazione di conformità delle copie o dell'estratto informatico di un documento informatico di cui al comma 1, può essere inserita nel documento informatico contenente la copia o l'estratto. Il documento informatico così formato é sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato. L'attestazione di conformità delle copie o dell'estratto informatico di uno o più documenti informatici può essere altresì prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l'impronta di ogni copia o estratto informatico. Il documento informatico così prodotto é sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato”.
Ciò posto, dal punto di vista pratico, dalle due norme citate, ricaviamo che la formula di attestazione potrà essere inserita nel file PDF oppure, in alternativa, in un file separato.
L'aggiunta della formula nel file PDF può essere facilmente eseguita attraverso un programma di modifica dei files PDF che permetta di editare il documento informatico (come ad esempio Adobe Reader XI).
Qualora invece si optasse per l’inserimento della attestazione in un file separato, la formula di autentica dovrà essere corredata dall’impronta o hash del file. La procedura più utilizzata per ricavare l'impronta del documento informatico, è l’algoritmo SHA-256, che potrà essere facilmente generato facendo ricorso ai vari software scaricabili gratuitamente dal web. Oltre all’impronta, infine, la norma richiede di indicare nell’autentica anche il riferimento temporale UTC del file.
A prescindere dalla modalità operativa che si adotti e a completamento dell’operazione di attestazione, le norme richiedono in ogni caso la sottoscrizione digitale del documento informatico. (Sull’argomento segnaliamo il contributo del Collega avv. Maurizio Reale al seguente link: http://ilprocessotelematico.webnode.it/news/considerazioni-sull%27applicabilit%C3%A0-del-dpcm-13-11-2014-al-pct%2c-notifiche-avvocati-tramite-pec-e-art-52-dl-90-14-/).
Sul piano tecnico, non possiamo non rilevare che l’impronta “hash” prevista dal DPCM assolve alla necessità di “legare” l’attestazione (quando separata) rispetto al documento, quindi appare corretto prevederla, ma nel caso della notifica via PEC PCT di cui alla L. 53/94 questa necessità è assolta dal messaggio di PEC stesso, che viene firmato digitalmente dai Gestori di PEC che lo trasportano. Allo stesso modo, sempre sul piano tecnico, il messaggio di PEC assolve inoltre alla necessità del riferimento temporale, ai sensi del DPCM 22-02-2013, articolo 41.
Non vi è dubbio, infine, che l’eventuale applicabilità del controverso D.P.C.M. 13.11.2014 riguarda non solo l’Avvocatura, ma anche la Magistratura e in genere tutti gli operatori gli uffici giudiziari.
Alla luce di ciò, al fine di evitare possibili impasse che possano appesantire ulteriormente una macchina giudiziaria già lenta nell’accogliere le novità pur utili, è auspicabile un immediato intervento che possa dirimere le problematiche suscitate dalle nuove norme tecniche!
Avv. Roberto Di Francesco - Delegato di Cassa Forense
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