GLI STRUMENTI DELLO STUDIO LEGALE 4.0
26/05/2021
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Nel pieno dello sviluppo tecnologico, gli studi legali devono gestire archivi cartacei ma anche informatici, che hanno acquisito una rilevanza preminente.
Si pensi all’importanza riconosciuta dal Codice deontologico alla conservazione degli stessi, racchiusa nel dettato del comma 1 dell’art. 33 che prevede l’obbligo, per l’avvocato, di restituire originali e copie di atti e documenti concernenti l’oggetto del mandato.
La Corte di Cassazione ha inoltre riconosciuto un valore probatorio ai documenti informatici sottoscritti con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, considerando invece liberamente valutabile dal giudice
“l’idoneità di ogni diverso documento informatico (come l’e-mail tradizionale) a soddisfare il requisito della forma scritta, in relazione alle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità” (Cass., Sez. lav., sezione lavoro, 8 marzo 2018, n. 5523).
Studio Legale come utilizzare gli strumenti informatici in sicurezza
Il documento informatico è disciplinato dal D. Lgs n. 82/2005 e successive modificazioni (recante il Codice dell’amministrazione digitale: “CAD”). La lett. p) dell’art. 1 CAD definisce il documento informatico come
“il documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”, il quale deve essere formato attraverso un processo che rispetti i requisiti fissati dall’Agenzia per l’Italia digitale (AgID) e, ai sensi dell’art. 71 dello stesso D. Lgs, con “modalità tali da garantire la sicurezza, integrità e immodificabilità del documento”.
Il 9 settembre 2020 l’Agenzia per l’Italia digitale ha arricchito la materia pubblicando le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, con lo scopo di aggiornare le regole tecniche di sicurezza. Inoltre, ai sensi del parere n. 2122 del 10 ottobre 2017 reso dal Consiglio di Stato, le Linee Guida adottate dall’AgID, ai sensi dell’art. 71 del CAD, hanno sempre carattere vincolante e assumono valenza erga omnes per tutte le PA italiane ed i soggetti privati che trattano documenti informatici quali, per l’appunto, gli studi legali.
Una particolare attenzione è posta alla sicurezza dei sistemi e al rispetto di quanto previsto in materia di trattamento dei dati personali dal GDPR. Fin dalla sua progettazione, il sistema di conservazione dovrà garantire by design e by default il rispetto delle norme a protezione dei dati e il rispetto dei principi di integrità e riservatezza degli stessi. Inoltre, accanto alle misure minime imposte dall’AgID per la sicurezza delle informazioni, si dovranno rispettare quelle ulteriori imposte dal GDPR stesso.
In questa ottica, il piano della sicurezza del sistema di gestione informatica dei documenti, dovrà contenere anche le opportune misure tecniche e organizzative per garantire al sistema di conservazione un livello di sicurezza adeguato al rischio in materia di protezione dei dati, ai sensi dell’art. 32 GDPR. Dovranno inoltre essere previste apposite procedure per la gestione dei data breach e, qualora ci si avvalga di eventuali fornitori esterni, anch’essi dovranno essere adeguatamente istruiti ai sensi dell’art. 28 del Regolamento.
Infine, uno strumento sempre più diffuso per la conservazione e gestione dei documenti da remoto è il cloud.
Questa tecnologia presenta innumerevoli vantaggi dal punto di vista dell’interoperabilità, dell’accessibilità, della sicurezza da incidenti fisici come incendi o furti, ma potrebbe esporre lo studio legale a rischi di natura informatica, per cui è necessario accertarsi che il contratto stipulato con il fornitore del servizio di cloud computing contenga opportune garanzie.
In particolare, le clausole dovrebbero assicurare il rispetto della normativa a tutela dei dati personali del Regolamento UE 2016/679, meccanismi per recuperare la documentazione in caso di malfunzionamento, una chiara individuazione dei soggetti autorizzati ad accedervi e dei loro ruoli e responsabilità.
Ricorrere alle nuove tecnologie, quindi, da un lato permette un alleggerimento di molteplici procedure nell’esercizio della professione, ma impone anche un aumento sensibile degli adempimenti a tutela della sicurezza.
Avv. Marco Martorana - Foro di Lucca