“Facere de necessitate virtutem”: l’opportunità delle udienze in videoconferenza nel settore civile
21/03/2020
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“Fare di necessità virtù”, vale a dire cercare di trarre un vantaggio da una situazione e/o un evento che, potendo scegliere si sarebbe evitato, ma inesorabilmente si deve affrontare, ovvero in termini “moderni” trasformare una situazione negativa in un’occasione.
L’emergenza sanitaria determinata dalla Pandemia da COVID 19 ha avuto un elevatissimo impatto anche sull'attività giudiziaria.
Il D.L. 17 marzo 2020 n. 18, all’art. 83 comma 7 lett. f) e h) ribadisce quanto già disciplinato dal citato dell’art. 2, co. 2 lett. f DL 11/2020, vale a dire:
- svolgimento delle udienze civili mediante collegamenti da remoto;
- svolgimento delle udienze civili mediante lo scambio e il deposito in telematico di note scritte contenenti le sole istanze e conclusioni e la successiva adozione fuori udienza del provvedimento del giudice.
L’assoluta anomalia determinata dalla pandemia da “coronavirus”, che non lascia prevedere la durata della “temporanea sospensione” della regolare attività giudiziaria, ha reso necessario prevedere soluzioni alternative per evitare un vero e proprio stallo.
Vi è la possibilità di svolgere udienze in videoconferenza, nei casi in cui è non è prevista la presenza di altre persone oltre i difensori e le parti. Naturalmente, come ricordato dalla norma citata, “lo svolgimento dell’udienza deve in ogni caso avvenire con modalità idonee a salvaguardare il contraddittorio e l'effettiva partecipazione delle parti. Prima dell’udienza il giudice fa comunicare ai procuratori delle parti e al pubblico ministero, se è prevista la sua partecipazione, giorno, ora e modalità di collegamento. All’udienza il giudice dà atto a verbale delle modalità con cui si accerta dell’identità dei soggetti partecipanti e, ove trattasi di parti, della loro libera volontà. Di tutte le ulteriori operazioni è dato atto nel processo verbale”.
Il decreto attuativo DGSIA ha ammesso la possibilità di collegamenti con soggetti terzi da remoto organizzati dal giudice utilizzando i programmi Skype for Business e Teams, già a disposizione dell’Amministrazione. I collegamenti tramite i due programmi citati, su dispositivi dell’ufficio ovvero personali dei magistrati, utilizzano infrastrutture dell’amministrazione o aree di data center riservate in via esclusiva al Ministero della Giustizia.
I magistrati hanno ricevuto istruzioni circa la modalità per creare “gruppi/chat” e coinvolgere i soggetti interessati a partecipare all’udienza relativa ad un dato procedimento.
Come può l’avvocatura prepararsi a sperimentare e rendersi disponibile a svolgere le udienze in videoconferenza nei casi in cui ciò è possibile?
In primo luogo, occorre che il difensore acquisisca familiarità con gli strumenti cui si ricorrerà, già disponibili trattandosi di applicazioni in dotazione con il più comune applicativo utilizzato in ambiente MS-Windows (es. pacchetto Office 365), quali appunto Skype for Business e/o Teams. Al pari di quanto avviene per le e-mail o PEC o i più comuni social network, occorre creare un “account” che consente l’accesso al servizio e l’individuazione del soggetto cui l’account si riferisce (una sorta di “indirizzo”).
Per la creazione di un account Teams per le udienze in videoconferenza si segnala il video tutorial sul sito Ordine di Roma .
Occorre poi comunicare al giudice la disponibilità ad adottare la nuova modalità di svolgimento dell’udienza. La comunicazione, da depositare in atti in via telematica, deve essere un atto nativo digitale che si suggerisce di sottoscrivere con firma digitale in sede di deposito.
Detta comunicazione, oltre a contenere i riferimenti all'account del difensore e/o della parte e la disponibilità ad effettuare l’udienza in teleconferenza, deve recare l’impegno a:
- rinunciare ad eccepire nullità connesse alla forma di celebrazione a distanza dell’udienza adottata;
- non registrare o videoregistrare il contenuto dell’udienza e, in ogni caso, a non divulgarlo all'esterno.
Per tradurre in occasione una soluzione determinata dall'emergenza, che si auspica di superare quanto prima, si propone di seguito un possibile modello di dichiarazione.
Dichiarazione ex art 2 co. 2 lett.f DL 8 marzo 2020 n. 11 e relativo decreto attuativo DIGSIA
Avv. Paola Vitaletti - Foro di Roma